Thư từ chối Visa Canada: IRCC sẽ tự động đính kèm chi tiết lý do kể từ ngày 29/7

Bắt đầu từ ngày 29/7/2025, Cơ quan Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đã bắt đầu đính kèm ghi chú quyết định của viên chức (officer decision notes) trong thư từ chối Visa Canada đối với một số loại hồ sơ tạm trú. Điều chỉnh này giúp tăng tính minh bạch trong quá trình xét duyệt, giúp đương đơn rút kinh nghiệm và tối ưu hồ sơ cho những lần nộp sau.

Những hồ sơ nào sẽ nhận được ghi chú quyết định kèm theo thư từ chối Visa Canada? 

Hiện tại, các ghi chú này chỉ áp dụng cho hồ sơ xin Visa tạm trú và không bao gồm các hồ sơ nộp qua cổng trực tuyến IRCC mới. 

Các loại đơn bị từ chối có thể nhận được ghi chú từ viên chức bao gồm (bao gồm cả hồ sơ gia hạn): 

• Visa tạm trú (TRV), ngoại trừ eTA và TRP 

• Hồ sơ lưu trú dành cho khách thăm 

• Giấy phép du học 

• Giấy phép lao động 

IRCC cho biết họ sẽ tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng ghi chú quyết định cho các loại hồ sơ khác trong tương lai. 

Ghi chú của viên chức sẽ được gửi như thế nào? 

Khi một hồ sơ bị từ chối, IRCC sẽ chủ động đính kèm ghi chú của viên chức vào thư từ chối Visa Canada, mà không cần đương đơn yêu cầu riêng. 

Tuy nhiên, IRCC cũng lưu ý rằng một số phần của ghi chú có thể được lược bỏ vì lý do bảo mật, quyền riêng tư hoặc các mối quan ngại khác. 
Thư từ chối và ghi chú sẽ được gửi tới chính đương đơn hoặc người đại diện hợp pháp của họ. 

Làm sao để có thêm thông tin chi tiết về hồ sơ bị từ chối? 

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn lý do hồ sơ bị từ chối và tiến trình xử lý, bạn có thể gửi yêu cầu trên hệ thống Global Case Management System (GCMS) của IRCC. 

Ghi chú GCMS là tài liệu đầy đủ nhất hiện có, lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ toàn cầu của IRCC và cung cấp thông tin toàn diện hơn so với ghi chú viên chức đính kèm trong thư từ chối Visa Canada.

Ghi chú GCMS là gì? 

Ghi chú GCMS là bản ghi chính thức từ IRCC về toàn bộ tiến trình xử lý hồ sơ di trú, bao gồm: 

• Thông tin chi tiết về hồ sơ 

• Nhận xét của viên chức xét duyệt 

• Cập nhật xử lý nội bộ 

Đây là công cụ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên nhân bị từ chối hoặc vướng mắc trong hồ sơ — từ đó điều chỉnh lại cách định cư Canada sao cho phù hợp hơn. 

Ghi chú GCMS chỉ có thể được yêu cầu qua một đơn Access to Information and Privacy (ATIP) — tương tự như đơn xin cung cấp thông tin theo luật tự do thông tin tại Canada. 

Ai có thể yêu cầu ghi chú GCMS? 

Hiện tại, GCMS chỉ có thể được yêu cầu bởi: 

• Công dân Canada 

• Thường trú nhân Canada 

• Hoặc người đang ở trong lãnh thổ Canada 

Nếu bạn đang ở ngoài Canada, bạn cần nhờ một người đại diện (công dân, thường trú nhân, hoặc tổ chức tại Canada) và cung cấp giấy ủy quyền có chữ ký. 

Khi nào có thể yêu cầu ghi chú GCMS? 

Bạn có thể yêu cầu ghi chú GCMS sau khi hồ sơ của bạn đã vượt qua bước kiểm tra đầy đủ R-10, tức là IRCC xác nhận rằng hồ sơ có đủ giấy tờ để xử lý. Đây là thời điểm sớm nhất để yêu cầu ghi chú. 

Nhiều người thường chọn yêu cầu ghi chú sau khi nhận thư từ chối Visa Canada để hiểu rõ lý do và đưa ra các cách tối ưu hồ sơ xin Visa Canada. 

Cách yêu cầu ghi chú GCMS 

Gồm 3 bước chính: 

1. Chuẩn bị thông tin định danh hồ sơ: họ tên, ngày sinh, mã khách hàng (Universal Client Identifier (UCI), số hồ sơ, thông tin liên lạc; 

2. Nộp yêu cầu ATIP: trực tuyến hoặc qua email, do bạn hoặc người đại diện thực hiện; 

3. Thanh toán phí 5 CAD

Dịch vụ tư vấn định cư của AIMS Việt Nam: Tối ưu hóa hồ sơ định cư canada của bạn 

Với những thay đổi mới nhất từ IRCC, việc hiểu rõ thư từ chối Visa Canada trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc phân tích các ghi chú này và xây dựng một chiến lược hiệu quả để nộp lại hồ sơ vẫn là một thách thức lớn. Dịch vụ tư vấn định cư của AIMS Việt Nam được thiết kế để hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa thời gian, chi phí triển khai và đặc biệt là tăng tỷ lệ hiệu quả của hồ sơ định cư Canada. 

• Phân tích chuyên sâu và đưa ra giải pháp: Khi bạn nhận được thư từ chối Visa Canada kèm theo ghi chú, đội ngũ chuyên gia tư vấn định cư của AIMS sẽ phân tích chi tiết từng điểm mà viên chức xét duyệt đã nêu ra, từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể để khắc phục từng vấn đề; 

• Chiến lược tái nộp hồ sơ: Dựa trên kinh nghiệm lâu năm và sự am hiểu sâu sắc về chính sách nhập cư Canada, chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng một chiến lược toàn diện cho hồ sơ tái nộp. Điều này bao gồm việc bổ sung bằng chứng, làm rõ các điểm còn yếu, và chuẩn bị một bộ hồ sơ mạnh mẽ hơn để thuyết phục viên chức; 

• Hỗ trợ yêu cầu ghi chú GCMS: Đối với những trường hợp cần thêm thông tin chi tiết, đội ngũ tư vấn định cư của AIMS sẽ hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị và gửi yêu cầu ATIP để lấy ghi chú GCMS, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, đúng quy định của IRCC; 

• Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Với sự hướng dẫn chuyên nghiệp, bạn sẽ tránh được những sai sót không đáng có trong hồ sơ, giảm thiểu nguy cơ bị từ chối lặp lại. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí nộp đơn mà còn rút ngắn thời gian chờ đợi, mang lại hiệu quả cao nhất cho mục tiêu định cư Canada của bạn. 

Hoặc đăng ký tư vấn định cư Canada cùng AIMS Việt Nam và cùng triển khai hồ sơ từ những bước đầu tiên để tối ưu tỷ lệ thành công.

>>> Xem thêm: 

• Chứng minh tài chính Express Entry: IRCC tăng yêu cầu từ tháng 7/2025 

• Định cư Canada giai đoạn 2025-2026: các điều chỉnh đáng chú ý từ IRCC 

Kết 

Chính sách mới của IRCC về việc gửi kèm ghi chú quyết định cùng thư từ chối Visa Canada là một thay đổi tích cực, mang lại sự minh bạch cao hơn cho đương đơn. 

Quý khách hàng quan tâm và mong muốn tìm hiểu về cơ hội định cư Canada, vui lòng liên hệ đội ngũ AIMS Việt Nam theo hotline 088 888 4567 (TP.HCM), 088 888 6898 (HN), hoặc email vietnam@aims.sg.