Làm sao biết IRCC đã nhận được hồ sơ định cư Canada của bạn? Hướng dẫn chi tiết từ A – Z 

Khi bắt đầu triển khai hồ sơ định cư Canada, một trong những nỗi lo thường trực nhất của người nộp đơn là: “Liệu hồ sơ của mình đã đến nơi an toàn chưa?”. Vậy có cách nào để tự mình kiểm chứng hay không? Hãy cùng AIMS Việt Nam tìm hiểu thông qua bài viết này. 

Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ định cư Canada 

Tùy vào cách bạn nộp hồ sơ định cư Canada: trực tuyến, thông qua trung tâm Visa (VAC), hay bằng giấy qua bưu điện, mà phương thức xác nhận sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp. 

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến 

Khi bạn nộp hồ sơ định cư Canada trực tuyến qua hệ thống của IRCC, bạn sẽ ngay lập tức nhìn thấy một trang xác nhận hiển thị trên trình duyệt. Trang này đóng vai trò như “phiếu báo” rằng hệ thống đã tiếp nhận hồ sơ của bạn. Chưa hết, IRCC cũng sẽ gửi một email đến địa chỉ bạn đã đăng ký trong hồ sơ, nhằm xác nhận lại một lần nữa rằng hồ sơ đã được nộp thành công. 

Email xác nhận này thường được gửi trong vòng vài giờ sau khi bạn hoàn tất nộp hồ sơ. Trong email, bạn sẽ được cung cấp một số thông tin quan trọng như mã hồ sơ, lời nhắc truy cập vào tài khoản IRCC để kiểm tra tin nhắn chính thức, và đôi khi cả thời gian xử lý ước tính. Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu rõ là: email xác nhận này không phải là Acknowledgement of Receipt – AOR. 

AOR chỉ được IRCC gửi ra khi họ đã chính thức mở hồ sơ của bạn, kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ tài liệu, và chuyển hồ sơ vào hệ thống xử lý. Thời gian để nhận được AOR dao động từ vài ngày đến vài tháng, tùy vào loại hồ sơ và thời điểm bạn nộp. Một khi nhận được AOR, bạn có thể xem đó là dấu mốc chính thức IRCC đã tiếp nhận và bắt đầu xử lý hồ sơ định cư của bạn. 

Đăng nhập vào website của Bộ Di trú Canada tại đây. 

Trường hợp nộp hồ sơ qua trung tâm tiếp nhận Visa (VAC) 

Nếu bạn nộp hồ sơ định cư Canada tại một Trung tâm tiếp nhận Visa (Visa Application Centre – VAC), bạn sẽ được cung cấp mã số theo dõi (tracking ID hoặc reference number) trên biên nhận của trung tâm. Mã số này giúp bạn theo dõi trạng thái hồ sơ qua các nền tảng mà VAC cung cấp, bao gồm website, email, tổng đài hỗ trợ hoặc tin nhắn SMS (nếu có đăng ký và đồng ý trả phí phát sinh). 

Khi sử dụng mã số theo dõi, bạn sẽ biết được khi nào VAC chuyển hồ sơ của bạn đến IRCC và khi nào IRCC chính thức tiếp nhận. Tuy nhiên, một lần nữa, việc VAC xác nhận đã chuyển hồ sơ đến IRCC cũng không đồng nghĩa với việc IRCC đã mở và bắt đầu xử lý hồ sơ, bạn vẫn cần đợi thư AOR. 

Trường hợp nộp hồ sơ giấy 

Nếu bạn chọn nộp hồ sơ định cư Canada bằng bản giấy, cách duy nhất để bạn biết hồ sơ đã đến nơi là sử dụng dịch vụ chuyển phát có mã theo dõi (tracking number) và yêu cầu chữ ký khi giao hàng. Các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế uy tín như FedEx, DHL hay UPS đều hỗ trợ tính năng này. 

Sau khi tra cứu và thấy trạng thái là “đã giao” kèm chữ ký của người nhận tại IRCC, bạn có thể an tâm rằng hồ sơ đã đến nơi. Tuy nhiên, bạn vẫn cần đợi đến khi IRCC mở hồ sơ và gửi thư AOR thì mới biết hồ sơ của mình đã được xem xét và đang được xử lý. 

Hướng dẫn liên kết hồ sơ vào tài khoản IRCC trực tuyến 

Sau khi nộp hồ sơ, đặc biệt là với những ai nộp bằng bản giấy, việc liên kết hồ sơ vào tài khoản IRCC trực tuyến là một bước quan trọng giúp bạn theo dõi tiến trình một cách dễ dàng và chính xác. Hệ thống này cho phép bạn kiểm tra trạng thái hồ sơ, nhận thông báo mới nhất và tránh việc bỏ lỡ các yêu cầu quan trọng từ IRCC. 

Để liên kết, bạn cần có một tài khoản IRCC bảo mật. Sau khi đăng nhập, bạn vào mục “View the applications you submitted” (Xem hồ sơ đã nộp), chọn “Add (link) your application to your account to check your status” (Thêm hồ sơ vào tài khoản để kiểm tra tình trạng). 

Bạn sẽ được yêu cầu nhập chính xác các thông tin đã dùng trong hồ sơ đã nộp, bao gồm: tên, ngày sinh, loại chương trình định cư, số hộ chiếu và một vài thông tin cụ thể khác. Nếu sau 5 ngày kể từ khi IRCC nhận hồ sơ mà bạn vẫn chưa được liên kết tài khoản, bạn nên liên hệ với IRCC để báo lỗi. 

Lưu ý: bạn chỉ có 5 lần thử/ngày, nếu nhập sai thông tin quá 5 lần, hệ thống sẽ khóa tạm thời 24h trước khi bạn có thể thử lại.

Những loại hồ sơ định cư Canada có thể liên kết trực tuyến 

Không phải tất cả các loại hồ sơ định cư Canada đều có thể liên kết vào tài khoản IRCC trực tuyến. Tính đến thời điểm hiện tại, chỉ một số diện được hỗ trợ, bao gồm: 

• Hồ sơ Express Entry (CEC, FSWP, FSTP); 

• Chương trình Đề cử Tỉnh bang (PNP); 

• Chương trình Start-up Visa, Self-employed, và diện Caregivers; 

• Các chương trình định cư Quebec: doanh nhân, nhà đầu tư, lao động tay nghề; 

• Thẻ thường trú (PR card), chương trình chuyển diện từ tạm trú sang thường trú; 

• Hồ sơ bảo lãnh người thân chỉ có thể liên kết nếu bạn là người được bảo lãnh. 

Nếu bạn nộp theo diện không hỗ trợ liên kết online, bạn vẫn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ thông qua công cụ “Check application status” (Kiểm tra trạng thái hồ sơ) của IRCC hoặc kiểm tra thời gian xử lý trung bình được công bố theo từng loại hồ sơ. 

Xem thêm: 

1. Chuẩn bị gì để phản hồi lời mời nộp đơn xin PR Canada (ITA) thông qua Express Entry? 

2. IRCC quyết tâm đẩy nhanh thời gian xử lý Visa Canada 

Đồng hành cùng AIMS Việt Nam để đơn giản hóa quá trình triển khai hồ sơ định cư Canada 

Với gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực di trú, AIMS – Tập đoàn di trú đến từ Singapore, đã đồng hành cùng 18.000+ khách hàng thành công định cư tại Canada và nhiều quốc gia phát triển như Mỹ, Úc, Singapore, khu vực Châu Âu.  

Với đội ngũ xử lý hồ sơ giàu kinh nghiệm cùng chuyên môn vững vàng, AIMS sẽ giúp quá trình triển khai hồ sơ phức tạp trở nên đơn giản, luôn theo dõi và cập nhật liên tục hành trình của hồ sơ và đưa ra các lời khuyên phù hợp và tối ưu nhất cho khách hàng. 

Xem thêm: AIMS Việt Nam – đơn vị tư vấn di trú đến từ Singapore. 

Lời kết 

IRCC đã nhận được hồ sơ định cư Canada của bạn hay chưa là điều mà nhiều khách hàng vô cùng băn khoăn. AIMS Việt Nam hy vọng với hướng dẫn của chúng tôi, khách hàng có thể tự kiểm tra và ngày càng đến gần hơn với mục tiêu định cư của mình. 

Quý khách hàng quan tâm và mong muốn tìm hiểu về cơ hội định cư Canada, vui lòng liên hệ đội ngũ AIMS Việt Nam theo hotline 088 888 4567 (TP.HCM), 088 888 6898 (HN), hoặc email vietnam@aims.sg.